Antworten auf die häufigsten Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen

Ein Viertel der Erwerbstätigen in Deutschland hat Ende Januar 2021 vorwiegend oder ausschließlich im Homeoffice gearbeitet – um, wo immer möglich, Corona-Infektionsrisiken zu minimieren. Grundsätze des Arbeitslebens wurden auf den Kopf gestellt. Die Corona-Krise stellt dabei einen Katalysator für die Entwicklung digitaler Arbeitsformen da. Viele Studien sehen, dass das Arbeiten im Homeoffice in Zukunft einen festen Platz in der Arbeitswelt einnehmen wird. Der vermehrte Einsatz von Homeoffice kann dabei für die Mitarbeitenden sowie für den Arbeitgeber viele Vorteile bringen: Lange Arbeitswege entfallen, der Arbeitstag beginnt deutlich entspannter und am Ende des Tages bleibt mehr Freizeit. Der Arbeitgeber spart Kosten für den Arbeitsplatz. Auch die Umwelt kann von einem geringeren Verkehrsaufkommen profitieren. Jedoch gibt es auch einige Stolpersteine und wichtige Punkte, die es bei der Einführung oder Verstetigung von mobilen Arbeitsformen zu beachten gilt.

Um Sie dabei zu unterstützen haben wir Antworten auf die häufigsten Fragen zusammengestellt:

Was versteht man unter Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten?

Juristisch wird zwischen Telearbeit und dem mobilen Arbeiten unterschieden. Der Begriff „Homeoffice“ wird uneinheitlich verwendet. Eine gesetzliche Definition existiert hierzu bisher noch nicht. Umgangssprachlich versteht man unter dem Begriff „Homeoffice“ das Arbeiten außerhalb der betrieblichen Arbeitsstätte.

Nach der Arbeitsstättenverordnung (ArbstättV) ist ein Telearbeitsplatz ein „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat“ (§ 2 Abs. 7 ArbStättV). Dabei hat der Arbeitgeber die benötigte Büroausstattung nebst erforderlichen Arbeitsmitteln und Telekommunikationseinrichtungen im Privatbereich der Beschäftigten bereitzustellen und zu installieren.

Davon abzugrenzen ist das mobile Arbeiten, das in der Praxis viel häufiger Anwendung finden dürfte. Darunter versteht man das ortsungebundene Arbeiten ohne Einrichtung eines festen Arbeitsplatzes. Der Arbeitnehmer kann somit sowohl von zu Hause als auch von anderen Orten seine Arbeitsleistung erbringen.

Welche Chancen und Risiken bietet das „Homeoffice“ für Unternehmen und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Durch die Einführung von „Homeoffice“ kann die Vereinbarkeit von familiären und privaten Verpflichtungen mit dem Beruf gestärkt werden. Durch entfallende Arbeitswege werden Zeit, Geld, Verkehr und negative Umwelteinflüsse eingespart. Damit hat das Arbeiten im „Homeoffice“ nicht nur für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen positiven Effekt, sondern auch für die Gesellschaft. Arbeitgeber profitieren in der Regel von einer höheren Mitarbeiterbindung und einer größeren Zufriedenheit bei den Beschäftigten. Zudem kann die Einführung von „Homeoffice“ auch zur Kostenreduzierung bei der betrieblichen Infrastruktur beitragen, da hierdurch insbesondere Bürofläche eingespart werden kann.

Als Risiko für Unternehmen wird häufig die entfallende persönliche Kontrolle der Arbeitszeiten und -leistung genannt. Arbeitnehmer fürchten zum Teil, dass sich die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Interessen vermischen. Damit mobiles Arbeiten ein Erfolg wird, ist zunächst Vertrauen und Flexibilität bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und Arbeitgeber notwendig. Darüber hinaus muss mobiles Arbeiten vielfach von Führungskräften und Mitarbeitern erlernt werden. Arbeits- und Führungstechniken werden beispielswiese durch spezialisierte Beratungsunternehmen geschult.

Gibt es einen Rechtsanspruch auf bzw. eine Pflicht zum „Homeoffice“?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeiten im „Homeoffice“. Etwas anders kann sich jedoch aus einer Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.

Aufgrund der aktuellen Corona-Arbeitsschutzverordnung müssen Arbeitgeber, zunächst befristet bis zum 15. März 2021, ihren Beschäftigten die Arbeit im „Homeoffice“ anbieten, sofern dem keine zwingenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Ein genereller Rechtsanspruch lässt sich jedoch auch hieraus nicht ableiten. Umgekehrt sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch nicht verpflichtet, ins „Homeoffice“ zu wechseln. Sie sollen jedoch von der Möglichkeit Gebrauch machen, soweit sie es können. Inwieweit auch außerhalb der Maßnahmen zur Bekämpfung der Pandemie ein Rechtsanspruch auf „Homeoffice“ eingeführt wird, wird aktuell politisch diskutiert. Eine abschließende Entscheidung ist noch nicht getroffen.

Welche Arbeitszeitregelung gilt für das Arbeiten im „Homeoffice“?

Prinzipiell gelten die durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag festgelegten Arbeitszeitregelungen im „Homeoffice“ fort. Auch hier muss der Arbeitgeber darauf achten, dass die gesetzlichen Arbeitsschutzvorschriften und Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Demnach finden auch die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur werktäglichen Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit im „Homeoffice“ Anwendung. Hierauf sollte der Arbeitgeber hinweisen und ein entsprechendes betriebliches Zeiterfassungssystem installieren.

Eine Besonderheit gilt bei Feiertagen: Befindet sich der Arbeitsort und der Unternehmenssitz des Arbeitgebers in unterschiedlichen Bundesländern, gelten bei Feiertagen die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse am Arbeitsort.

Muss der Datenschutz auch im „Homeoffice“ beachtet werden?

Auch im „Homeoffice“ müssen die datenschutzrechtlichen Regelungen beachtet werden. So muss der Arbeitgeber angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um einen Datenschutzverstoß zu vermeiden. Welche Maßnahmen dies im Einzelfall sind, hängt unter anderem davon ab, welche IT-Geräte im „Homeoffice“ genutzt werden und welche Datenkategorien jeweils betroffen sind. Denkbar wäre es, dass der Arbeitsplatz im „Homeoffice“ mit Hilfe einer sicheren Netzwerkverbindung, zum Beispiel über VPN (Virtual Private Network), an das Unternehmen angebunden ist oder den Mitarbeiterninnen und Mitarbeiter die Mitnahme von besonders sensiblen Daten ins „Homeoffice“ untersagt wird.

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber ihren Beschäftigten die technische Hardware für das „Homeoffice“ zur Verfügung stellen, um den technischen Zustand der Geräte, z.B. bei Virenscanner und Firewall im Griff zu haben. Neben der technischen Ausstattung, die bevorzugt vom Unternehmen gestellt werden sollte, schützen auch die Verhaltensweisen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor dem unberechtigten Zugriff Dritter auf sensible Daten. Virenscanner und Firewall sollten aktuell sein, Daten im Optimalfall nur innerhalb des VPN (Virtual Private Network) verarbeitet werden. Der Computer ist beim Verlassen des Arbeitsplatzes vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Für ausgedruckte Daten sollte ein abschließbarer Schrank zur Verfügung stehen. Um die datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherzustellen ist es empfehlenswert, dass die Unternehmen mit ihren Mitarbeiterninnen und Mitarbeiter eine entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarung treffen.

Was ist, wenn im „Homeoffice“ ein Unfall passiert?

Grundsätzlich stehen auch Beschäftigte, die ihre berufliche Tätigkeit im „Homeoffice“ ausüben, unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Voraussetzung hierfür ist, dass die unfallverursachende Tätigkeit in einem engen Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben steht. Diese Feststellung ist in der Praxis oftmals problematisch, da im „Homeoffice“ die Grenzen zwischen privater und beruflicher Tätigkeit verschwimmen. Wenn man das Arbeitszimmer beispielsweise verlässt, um sich in der Küche einen Kaffee zu holen, ist der Weg in der Regel nicht unfallversichert.

Wie lässt sich während des „Homeoffice“ eine gute Zusammenarbeit des Teams aufrechterhalten?

Auch im „Homeoffice“ ist gutes Teamwork wichtig. Neben der richtigen kollaborativen Software, z.B. Videotelefonie mit Chat-Funktion, einem gemeinsamen Datenspeicher oder digitalen Schichtplänen ist Kommunikation und regelmäßiger Austausch mindestens genauso wichtig wie im Büro. Regelmäßige digitale Teamkonferenzen helfen beispielsweise dabei, einen guten Überblick über Projektstände und die Arbeit der anderen zu behalten. Digitale Kaffeepausen können den Smalltalk in der Kaffeeküche des Büros ersetzen. Grundsätzlich aber gilt: Die Arbeit im „Homeoffice“ sollte vorbereitet und geplant ablaufen. Spezialisierte Berater unterstützen bei der Einführung und der Umsetzung sowie bei der Führung virtueller Teams.

Muss sich der Arbeitgeber das „Homeoffice“ ansehen?

Bei der Telearbeit gelten, wie im Büro, grundsätzlich die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung. Danach hat der Arbeitgeber einer Gefährdung des Arbeitnehmers durch eine Prüfung des häuslichen Arbeitsplatzes vorzubeugen. Da der Arbeitgeber kein generelles Zutrittsrecht zur häuslichen Wohnung seiner Mitarbeiter hat, empfiehlt sich für den Arbeitgeber ein entsprechendes vertragliches Zutrittsrecht. Beim mobilen Arbeiten ist die Arbeitsstättenverordnung nicht anwendbar. Dennoch ist auch hier nach dem Arbeitsschutzgesetz grundsätzlich eine Gefährdungsbeurteilung für den mobilen Arbeitsplatz vorzunehmen.

Dürfen Auszubildende im „Homeoffice“ arbeiten?

Grundsätzlich sollten Auszubildende nicht im „Homeoffice“ arbeiten. § 14 Absatz 1 Nummer 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) regelt, dass der Ausbilder den Auszubildenden selbst auszubilden hat. Dafür müssen sowohl der Ausbilder als auch der Auszubildende regelmäßig in der Ausbildungsstätte anwesend sein, um Arbeitsabläufe zu erlernen oder Arbeitsergebnisse zu kontrollieren. In Ausnahmefällen wie der Corona-Pandemie ist es denkbar, einen Auszubildenden auch ins „Homeoffice“ zu entlassen, wenn dies betrieblich möglich ist.

Welche Regelungen erfordert die Einführung von „Homeoffice“ im Unternehmen?

Viele Unternehmen haben vor allem im Frühjahr 2020 pandemiebedingt kurzfristig „Homeoffice“ eingeführt ohne hierfür irgendwelche Regelungen getroffen zu haben.
 Grundsätzlich richtet sich die Arbeitsleistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach dem Arbeitsvertrag, einschlägigen Tarifverträgen oder vorhandenen Betriebsvereinbarungen. Der Arbeitgeber kann deshalb das Arbeiten im „Homeoffice“ nicht einseitig anordnen. Sollten Unternehmen mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bisher keine schriftliche Homeoffice-Vereinbarung getroffen haben, empfiehlt es sich dies nachzuholen. Dabei sollten die Regeln und Bedingungen, die für das „Homeoffice“ gelten, eindeutig und klar festgelegt werden. Regelungsbedürftig sind beispielsweise Arbeitszeit, Arbeitsumfang und die auszuübenden Tätigkeiten im „Homeoffice“. Je nach Unternehmensgröße kann dies mit einer Betriebsvereinbarung oder individualvertraglichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt werden.

Wer trägt die Kosten des Arbeitsplatzes im „Homeoffice“ und welche steuerlichen Regelungen sind dabei zu beachten?

In der Regel ist der Arbeitgeber für die Ausstattung des Arbeitsplatzes auch im „Homeoffice“ zuständig und verpflichtet, die hiermit verbundenen Kosten zu übernehmen. Hierzu gehören vor allem die Kosten für die im „Homeoffice“ erforderlichen Arbeitsmittel, wie beispielsweise die technische Büroausstattung. Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmerninnen und Arbeitnehmer beispielsweise einen Laptop ohne private Mitbenutzung überlässt, ist die Überlassung steuerfrei. Es spielt dabei keine Rolle, wer von beiden das Gerät angeschafft hat. Sobald der Laptop jedoch privat mitgenutzt werden darf, liegt ein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Für die Internetnutzung kann eine Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent der Kosten geltend gemacht werden, wenn die tatsächlichen Kosten von den Mitarbeitern in einer Erklärung aufgelistet und diese zum Lohnkonto genommen werden.

In der Praxis werden jedoch häufig hiervon abweichende Regelungen vereinbart, wie zum Beispiel die Nutzung eigener Geräte auf eigene Kosten. Derartige Regelungen sollten unbedingt schriftlich fixiert werden.

Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Maßgeblich ist insbesondere, dass für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das häusliche Arbeitszimmer zu mehr als 90 Prozent beruflich genutzt wird. Bildet das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, können die Aufwendungen jedoch nur bis zu einer maximalen Höhe von 1.250 Euro pro Jahr steuerlich geltend gemacht werden.

Um Unternehmer und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Corona-Pandemie zu entlasten wurde im Jahressteuergesetz 2020 die so genannte „Homeoffice-Pauschale“ eingeführt. Hiernach kann eine Pauschale in Höhe von 5 Euro für jeden Kalendertag geltend gemacht werden, an dem der Steuerpflichtige seine gesamte betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung gearbeitet hat. Diese Regelung gilt für den Fall, dass kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder auf einen Abzug der Aufwendungen für ein solches verzichtet wird. Die Pauschale ist auf einen Höchstbetrag von 600 Euro im Jahr begrenzt und wird bei der Werbungskostenpauschale berücksichtigt.